干貨分享 | 圖說采購驗收管理

如何驗收有技巧

采購能找到好的、長期合作的供應商自然是最好的，但是對于大多數餐飲小店來說，驗收都是需要親力親為的，如果沒有那么幾分“智慧”，真的會吃不少虧。

下面就具體介紹下關于食材管理中驗收環節的一些基本知識。

（1）驗收的種類

食材驗收大體上來說可分為四類

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（2）驗收的原則

① 制定標準化規格
在制定規格時，既要考慮到供應商的供應能力，又要考慮交貨后是否便于檢驗，規格的制定與審查應逐步實現合理化、標準化，驗收工作才能有合理的標準可循。
② 合約條款應明確
規格涉及食材質量優劣與價格高低，不能有絲毫含糊，需進行詳細明確的規定，必要時應附詳細說明，以免發生誤會。至于買賣完成后，于合約內也應該對規格進行明確，使交貨驗收時，不至因內容含糊而產生糾紛。
③ 設立健全的驗收組織
設立專門的驗收組織，設計出一套完整的采購驗收制度，同時對專業驗收人員實施培訓，使其具有良好的職業操守以及豐富的知識，能夠嚴密監督考核，發揮驗收人員應有的作用。
④ 采購與驗收工作嚴格劃分
直接采購員不得參與驗收的工作。一般物料的質量與性能，由驗收人員負責；料的形狀、數量則由收料人員負責。
⑤ 講求效率
驗收工作應力求迅速，講求效率。

（3）驗收的方法

① 一般驗收
一般驗收，又可稱為目視驗收，凡可用一般度量衡器具依照合約規定的數量予以稱量或點數的物料均適用這一方法。
② 技術驗收
凡物料非一般目視方式所能鑒定者，需由各專業技術人員利用專業儀器進行技術鑒定，此法稱為技術驗收。
③ 試驗驗收
試驗驗收通常是指某些特殊規格的物料需通過技術上的試驗，或需專家復驗方能決定其質量或性能的驗收。
④ 抽樣檢驗
凡物料數量龐大，無法逐一檢驗，或某些物品一經拆封試用即不能復原的，均應采用抽樣檢驗的方法。

（4）驗收的目標

① 確保交貨的數量符合訂貨數量，不僅包括所有的進貨必須過磅或點數外，還包括進貨必須與訂貨人員所下的訂單相符。如果存在差異，則必須立即反映給相關負責人員，進行追蹤或做必要的處理。
② 確保交貨的質量與采購簽訂的條件、公司認定的品質規格相一致，嚴格質量管理，除了能確保質量外，對供應商也是一項約束，同時可增加采購人員未來與供應商進行談判的籌碼。
③ 確認進貨單據上的單價與采購人員所議定的價格相同。

（5）驗收的職責

驗收是物料進入前必經的過程，收料工作是否迅速與順利，對食品烹飪加工的產銷效率影響極大，餐飲店店長應該指定專人負責這一工作，并明確驗收的職責。
① 負責物料進貨驗收工作。
② 核對物料的規格與數量。
A．如條件不符，依合約處理。
B．交料不符，應通知供應商。
C．質量不符，要求退回或減價。
D．價格不符，要求更正發票。
E．收料多于訂貨數量，退回或暫收。
F．收料少于訂貨數量，補送或更正。
③ 填寫驗收報告單。

（6）驗收程序

① 驗收前的準備
收貨質量管理人員在工作之前須先了解貨物的采購規格、交貨數量與到貨時間，同時準備合格的驗收工具，以點收貨品的數量與質量。
② 檢查質量規格
貨物到達時，驗收人員依訂貨單確認貨物的質量規格符合要求。
質量驗收的檢查方式，可分全數檢查（重要物料）或抽樣檢查（次要物料），要注意的是，生鮮或冷凍食品的檢查須小心且快速進行，以避免因檢查費時而發生耗損。
③ 數量檢查
當質量規格經確定后，依訂貨需求數量對進貨數量加以點收，如無誤，則填寫單據后，即可進行入庫或交予使用單位。
④ 填寫驗收報告表
驗收完成后，應立即填寫驗收報告表，報告表如表2所示，驗收報告一般一式四份。
會計留存一份作付款依據，使用單位留存一份，以便了解進貨與庫存情形，以備配餐參考，采購、倉庫也各留存一份，作為工作的準據。

（7）驗收的基本要求

驗收的基本要求如下

（8）驗收的處理

① 驗收一定要做記錄
食材驗收的目的就是要確切知道所采購的食物及其價格是否合乎要求。所以除非驗收人員對物料的辨別非常熟練且精確，否則無法擔任此項工作。
驗收物料時，如果物料用箱子包裝，應打開箱子逐一查收，并記錄品種、采購日期、重量等，再于物品上貼上標簽，上面寫明品名、載售貨處、收貨日期、重量、價格。如購進肉類、水產類及家禽等，都需附上雙聯式的簽條，其上寫明售貨廠商、單價、重量、總價、收貨時間，一聯交廚房參考，另一聯交成本控制員。
標簽或簽條對于食材管理的好處有如下幾點。
A．由于記有購買時的價格，簽條傳到成本控制品手中時，可據此控制菜肴的成本。
B．由于記有購買的時間，簽條上的日期可作為新鮮度管理的憑據，通常是采用“先進先出法”，避免其儲存過久未加使用而造成過期耗損。
C．可帶來記賬時的便利，食材記賬有明確的資料可以查詢，不必常常盤點存貨。
D．可以迅速實施存貨的清點，通常存貨每周清點一次，每月還要有一次徹底的清點，使用簽條可以簡化清點存貨的手續，只需將重量價格等信息迅速轉抄到存貨清單上。

② 驗收數量不符的處理
數量不符可能是數量富余，也有可能是數量不足，當貨量富余時，應拒收富余部分，請送貨人員送回，單據上填寫實際收貨數量；當貨量不足時，則應立即通知訂貨、采購、倉管及使用單位各相關人員做必要的處理。
另外需注意的是，一旦發生驗收數量不足時，應當切實維待“一筆訂貨單、一次收貨運作”的原則，把補貨視為另一筆新訂單，如此才能確保賬面與實際物料一一對應，減少人為的疏失與弊端。

③ 驗收質量不符的處理
當質量不符時，非食品類可以退貨方式處理，若為不宜久儲的物品，可與送貨人員確認后請其帶回，因為質量不符退回原供應商而產生物料數量的不足，可請訂貨或采購人員重新進行補訂貨。

④ 損壞品及退貨處理
A．損壞品處理規定
食材或用品由于質量不良、儲存不當、制作過程錯誤或其他因素，造成腐敗、過期、毀損等，并因此產生壞品，應由各使用單位依事實隨時填報“物品耗損報告表”，并由所屬單位主管負責查證并簽名，購入時價由會計組查核填寫，并做相關的賬務處理。

B．退貨處理
餐飲業由于其采購及驗收程序嚴謹，在驗收過程當中，一旦發現瑕疵品即予拒收，所以退貨的情形不多見。不過如果因為儲存管理不良或銷售預估錯誤，造成某類食材數量過剩或即將到期，餐飲店大都會以推出特餐或改變制作方式來促銷。例如，牛排銷路不佳，廚師便可將其蒸熟剁碎做成牛茸濃湯，隨餐附與客人，或加強促銷牛排特餐，以降低牛排逾期報廢的耗損。
餐廳對于退貨的最好對策是防患于未然，強化采購、驗收、儲存及損耗管理，杜絕損壞品、不良品的產生，進而防止“退貨”的發生。

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