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經營者和店長分別發表一通冗長繁瑣的講話，員工們只能低頭聆聽，他們心中在默念“為什么要消磨早晨寶貴的時光召開這么無聊的會議？”“都什么時代了，一封郵件就能解決，干嘛非得集合開會？”
另外，把本來由企業管理層、店長和副店長等特定人群決策的特殊議題作為早會主題也讓人匪夷所思。“這種會讓我們參加干嘛？”
01
開會的效果為啥總是這么差？
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失敗的早會還有一種類型，那就是向參加者征求建議，但在一系列具體問題上卻拖延不決。
舉個例子，早會主持者再三詢問大家有沒有好的建議。于是，參會者踴躍發言，聽完各種建議后，主持者卻得出以下結論：“大家的建議會作為參考，這個問題還有待進一步研究……”“什么？如果這樣，干嘛問我們？”估計這種事情放到誰身上都會有意見。
《星際迷航》里的寇克船長說，如果“開會純粹就是浪費時間”的說法有半分正確，那你多半曾在開完會后犯過嘀咕——開這種會，能有一丁點兒用才怪！
25年前，心理學家加羅德?斯塔瑟（Garold Stasser）和威廉?泰特斯（William Titus）出版了關于“決策小組中的溝通狀況”的研究成果。
他們發現，人們在開會的時候，有相當多的時間都浪費在聽別人講那些人人都知道的事情上。更讓人郁悶的發現是，真的帶著新信息來的人（而且只有他們知道這些信息）往往無法提醒其余的參會者去了解這些信息。
結果就是：這種情況下做出的決策，往好里說是“還湊合”，往壞里說就是“相當糟糕”。
更多近期的研究證實了他們的發現。
例如小詹姆斯?拉森（James Larson Jr.）和同事們所做的一項實驗：他們給醫生分成兩個小組分別看了兩個有點差異的診療錄像。看完后，醫生們需要跟另一個小組討論病例，商量出一個診療方案。
研究者對實驗的設定很聰明：只有當所有醫生都把自己知道的消息分享出來的時候，才能做出最準確的診斷和治療方案。
然而研究者發現，信息的共享程度極少能達到最準確診斷的要求。因此，不那么理想的決策就導致了沒那么好的治療方案。簡言之，結果不好。
02
4個“四兩撥千斤”的開會方法
▽
那么，我們能采取什么措施來確保人們毫無保留地共享信息，高效地進行溝通呢？以下就是4個“四兩撥千斤”的開會方法，在工作和生活中都適用。
—【 1 】—
參會者在會議前提交信息
這或許聽起來有點兒太簡單，可極少有人真的付諸實踐。這樣做之后，大家提交的看法和意見就不大可能受到他人影響。
這個方法對那種希望得到創新想法的會議尤其管用。請大家事先提交想法，往往能讓更多人的意見得到傾聽，于是就能收集到更多新想法。培訓課程和家庭會議也能使用類似的方法。
這樣做能讓那些比較安靜的小組成員也能暢所欲言，免得他們的聲音被大嗓門的組員淹沒。除了一小段靜悄悄的時刻之外，這個方法的成本幾乎為零。
—【 2 】—
會議組織者最后發言
組織會議的人往往不知道自己的意見會影響大家，這個問題普遍的簡直令人吃驚。
如果一個領導者、經理或家長先把看法說了出來，小組成員往往就會下意識地聽從，其他的想法和意見就沒有機會產生了。
避免這種潛在的不良影響的方式之一，就是讓領導者先聽完大家的看法，然后再表達自己的意見。
—【 3 】—
做個任務清單
醫生們確保自己做出準確診斷并采取正確措施的常用方法之一就是列一個簡單的清單。
就像阿圖?葛文德（Atul Gawande）在他的著作《清單革命》（The ChecklistManifesto）中所說的，這些清單中包括一些簡單得令人吃驚、可萬一漏掉了就會要人命的條目。患者的名字跟真人對得上嗎？我有他的病歷嗎？他對什么東西過敏嗎？我知道他的血型嗎？
就像飛行員在登機前會列一張清單一樣，會議的組織者也需要仔細想想，準備清單上該有哪些必不可少的條目。參會的人選恰當嗎？大家的經驗是否平衡得當？有沒有那種以積極正面的方式提出反對意見的角色？
—【 4 】—
座次安排影響會議結果
朱麗葉?朱（Juliet Zhu）和J.J.阿戈（J.J. Argo）近期的研究指出，對會議的座次安排做出微妙的調整，就能夠影響人們的注意力重點。
相反，當座次安排呈現出帶角的形狀（比如L形）或方形的時候，效果剛好相反。這種座次安排激發了人們對獨特性的追求。因此，人們更容易響應那些以自我為中心的信息和提議，容易表現出個人主義。
研究人員總結說，如果會議目的是創造合作互助的氣氛，那么圓桌式的排位更有利。因此，如果一個團隊領導者想要說服員工齊心合力行動起來，那么他最好把大家的座位擺成圓桌式的。如果員工中有平素不大合群的人，這樣做就愈發重要。
然而，如果團隊領導者希望讓團隊成員為自己的行動負起責任，那么正方形或長方形的桌型會更好。
當然，某些會議既需要合作，也需要個人采取行動。因此，你或許需要在進程中調整桌型。
會議組織者可以采用的另一個小調整是，開會之前就把座位分配好，而不是讓大家自行找位子（要知道，物以類聚，人以群分）。任何一個婚禮策劃人都會告訴你，當人們看到寫著自己姓名的桌卡時，都會乖乖地坐下。
本文摘錄自羅輯思維獨家定制版《細節：如何輕松影響他人》，首發于正和島。
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