我們食品企業在開展食品安全管理過程中，需調查掌握供方（包括食品原料、食品添加劑和食品相關產品等的供應商）的資質證明和相關文件，以有效管理供方。
因此，建立并管理供應商檔案是食品企業相關部門的基礎工作之一。
供應商檔案資料，通常包括以下幾類：
1）供應商的許可資質文書
2）供應商提供產品的合格證明
3）供應商聲明
4）供應商評價記錄
5）其他資料
在這些檔案資料的管理中，有不少的細節是應該給予充分關注的：
1 | 供應商的法定資質文書，應注意： |
A | 營業執照是否是否覆蓋供方供應的所有產品？ 【舉例】有些企業營業執照可能不覆蓋供方所提供的產品，特別是不需要提供SC等資質的產品，應特別給予關注 |
B | 生產許可資質是否在有效期內，未有超期？ |
C | 在食品鏈上，生產許可資質，不單單是SC，需調查供方生產許可資質是否提供完整？ 【舉例】如外包裝供方，應向企業提供《印刷經營許可證》；如海捕供方，應向企業提供《捕撈許可證》。 |
D | 適用時，產品許可資質是否提供？ 【舉例】有些原輔料，還需要有產品許可資質。 比如：保健食品，需要提供《保健食品批準證書》。如使用到藥用包裝，應要求供方提供《藥用包裝材料注冊證書》 |
2 | 產品合格證明，應注意： |
A | 是否每批次提供產品的相關合格證明？ |
B | 適用條件下，供方是否每年至少提供1次產品型式檢驗報告？檢驗報告生效日期是否超過1年？ |
C | 產品檢驗報告是否覆蓋主要食品安全指標？ |
D | 產品檢驗報告是否真實？ |
3 | 供應商聲明，應注意： |
基于不同的需要，企業往往會要求供應商提供各種聲明或承諾書，通常這類聲明，包括有：供貨聲明和供方聲明。供貨聲明，可包括原料種植過程中未使用違禁農藥，未使用轉基因原料等；供方聲明，可包括社會責任聲明、環保聲明等。 | |
A | 供貨聲明，是否每批次提供，且供貨聲明的信息與產品進廠信息保持一致？ |
B | 供方聲明，應關注聲明內容是否滿足相關程序文件？ |
C | 供方聲明是否完整？有些供方聲明內容中，有要求附相關證明材料等，這時應關注這些證明材料是否與供方聲明相匹配？ |
4 | 供應商評價記錄 |
企業按照供應商管理規定，會在供應商選擇時對供應商進行系統評價，并會在合作期間，進行周期評價，在檔案管理時應注意： | |
A | 對供應商評價，是否真實？ |
B | 評價內容是否完整？ |
C | 評價周期是否符合公司相關規定？ |
D | 評價人員是否簽字？ |
5 | 其他資料 |
根據企業的管理特點，可能還會涉及到一些相關的供方資料，也在供方檔案管理范疇內，例如產品證書等 | |
A | 具有時效性的第三方證書，是否在有效期內？比如供應商的ISO9000證書等 |
B | 如供方提供自己的產品企業標準，應關注，產品企業標準是否完整？是否在有效期內？ |
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