【木屋最前線】如何有效的開展會議

在溝通為主，交流至上的現在，會議成為了一個必不可少的工具。門店定期會舉行大大小小的會議，那么如何才能確保會議的高效率，高質量呢？

要組織好一場會議，需要如何準備呢？

以門店最常見的管理組會議為例：

參與人為門店全體管理組人員，往往大家會提前在群里發通知，然后會議流程為與會的每個人匯報上周工作流程，確定本周工作計劃，最后主持人總結發言，結束。

結果一般是：會議主題不夠明確，極少在會議中穿插討論，具體的行動方案極少提及，會后追蹤工作很少部署，會議內容過后就很少翻看。

下面小編就以《羅伯特議事規則》等準則，分析下一般通用的會議流程及確保其高效開展的要素，（大家一起裝逼一起灰吧~）

如下：假定一個會議要控制在22分鐘以內，它需要的準備及流程：

以上是大家普遍認同的會議方式。

換種方式來說，主要就是以下三個方面：

會前要準備充分：

1.首先要讓大家明確會議主題，提前通知好與會人員討論的內容。

避免我還在宿舍看著電視劇，刷著微博，你突然通知我說一會兒開會，我哪知道我要去開什么會，你給我主旨了嘛，告訴我要討論什么了嘛，我作為參會人員我要做哪些準備了嘛。你什么都不告訴我叫我去充人數嘛；

所以，先把開會要達成的目的列出來，避免出現跑題現象，浪費會議時間：（拿管理組會議來說，這周的重點任務，以及期望達成的目標）

（1）信息傳達：比如通知某事，說清某事；（2）做判斷：針對某事，做出一個判斷，正確/錯誤/擱置（3）做決定和執行計劃：某事，干不干？怎么干？什么時候干？誰來干？先把這些議題列成表，逐項勾掉。

一個沒有達成目的的會議，即使時間再短，也是失敗的。別說站著開，單腳站都是失敗。（往往有大神建議站著開會，能夠縮短會議時間，提高效率）

2.避免不必要的事情出現，提前要講好會議聲明。相信大家經常遇到這樣的情況：a.會議遲到現象、會議中途手機鈴聲突然響起等紀律性問題層出不窮，一日某同事手機突然響起，店長在說話，她手機突然超大鈴聲響起：你身上有她的香水味…你這是有多大仇多大怨啊；b.因為跑題，會議時間的不可控，如果能夠把前期涉及的準備工作都做好的話，每個人都明確了主題，帶著問題去思考去討論，這樣針對性開會，效率會高很多。（不知道在哪里看過一個笑話，以后大家開會都去一個封閉的氧氣有限的空間去開會，氧氣吸完了問題沒解決大家一起over。呵呵）

會議過程要嚴格把控：

1. 大會說小事，小會說大事；大會說方向，小會說干法。如果一件事我覺得還沒有說清，即使大家已經很疲倦了，也要堅持說清，哪怕很啰嗦，哪怕要說很長時間。把大家聚在一起本身成本就很大，如果沒有達到目的，這些成本就完全浪費了。

2.最好是圓桌封閉會議，便于交流，不被打擾。

3.會議中如果有需要討論的問題，討論重點應該為需要強調的、協助完成的、有爭議的問題，會議主持人要及時把關，避免跑題，增加會議時間。

4.在任務專項負責人總結時，如果發現工作中存在問題。那么，要盡量給出解決方法，并列出優缺點，以便于在會議上討論，二選一或三選一；

5.做好會議記錄，并且要整理會議決議、要有明確的執行責任人和完成時間，這樣避免扯皮和拖期現象，盡可能的在會議結束時當場宣布會議決議，然后會議結束后把這些整理的文檔抄送給每個與會人員。

會后追蹤執行：

開完會當然就是去跟蹤會議召開的效果啦，會議決議完成了沒有阿，張三今天請假了他的事交給誰干了阿等等。給個小建議：千萬不要等到最后一天去問，比如今天15號，你叫我30號把資料給你，結果你真的30號才來問我，不要這樣，要做到有規律性的有節點的關注，看看執行有沒有什么困難，要不要資源協調等等。

——-The end ——–

其實如果做到：會前有準備、會中有把控、會后有跟蹤。你想把會開砸都難。

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