上了系統還管不好采購和庫存？他說出真相了（下）

采購作業的標準流程

采購預估實質上就是一個模型，一個公式。

在這個模型下，管理者需要注意“當前庫存量”，因為如果你的當前庫存量是不準的，那么采購預估根本就運行不起來。

如果最終的采購預估量小于安全庫存，那么就應該以最低庫存量進行采購。否則會造成盲目的零庫存。對于餐飲行業來說，過度的零庫存是危險的，因為它會降低企業抵御風險的能力。而庫存保有量太高，又會導致你的資金占壓。所以合理的采購預估非常重要。

有了預估模型，在申購環節只需要把預估的數字填到申購單上即可。

需要注意的是，這個申購單一定是由庫管來填寫的。因為只有庫管才知道哪些庫存是接近最小庫存、誰找我要貨都發不出去了。在這個過程中，庫管只需關注缺貨量和到貨時間，不必考慮供貨商。

庫管填好申購單，單據將流轉給采購員，這個時候就是采購下單。接下來就需要完成“三方審核、三方驗收、雙方對賬”的流程：庫管一次審核要貨情況，采購員二次審核供貨商和價格，采購經理三次審核供貨商和價格的合理性。

貨物送到之后，由廚師長、庫管和采購員三方驗收。廚師長（或者研發部）對品質負責，采購對價格負責，庫管對數量核驗并登記臺賬。

采購驗收的環節，另外一個維度就是明確驗收標準。為什么這個貨能收，那個貨不能收？需要有明確的驗收標準。

驗收標準應該是圖文相兼的，包括含水量的百分比等，最好能夠把它數字化量化的表現出來。這樣體系化的驗收標準才是BOM卡、門店出成率、成本卡能夠穩定的基礎。

采購財務處理

供貨商定價會議是需要廣大餐飲老板注意的。現在很多餐飲企業存在與供貨商后置定價的現象，表面上看先用貨后付款，隨市場波動價格變化，供需雙方都合適，但實際上這樣的后置定價對餐企是會帶來傷害的。因為貨物一旦驗收使用，要付多少貨款完全取決于供貨商的“要價”，這樣餐企是非常被動的。

正確的做法是盡可能的在每一期定價之前，比如一個月或者說兩周，召開供應商定價會議，與供應商商定下一期的價格，商定的依據是當前市場行情。需要注意的是，餐企自身要派出市場調查員去調查同種商品在市場上的普遍行情，以及從自己的系統當中提取出價格波動，包括在前五次的采購、不同供貨商的采購，以及在同一供貨商之內前30天的價格波動的情況，作為綜合依據來商定下一期的供貨價格。在商定好價格之后、下一期之前，無論市場行情怎么波動，都不再變了。如果雙方訂價低了，餐企負責。訂價高了，供貨商負責，如果雙方有損失，從下一期彌補。

在給供貨商結賬時，需要做到賬期合理。曾經流傳的“盡可能的拉長我的結賬周期，要盡可能縮短我的收賬周期”的說法，看似占了很大便宜，但事實上市場都是共贏的，如果你讓別人賺不著錢，受損失的早晚還是自己。只有保障了供貨商的合理利益，才能獲得長期穩定的服務。

在財務處理問題上，因為主要涉及專業的財務知識，這里僅對“往來賬款”做一下強調，如果“應付賬款”過多，時間長了就會讓稅務部門把這個部分視同于你的收入，需要補稅。所以往來帳需要會計引起足夠的重視。

倉儲管理

提到合理庫存，一般很容易聯想到庫存上下限，庫存周轉率等指標。但其實“采購占銷比”是能夠更有效反應庫存的數據指標。采購占銷比是采購金額和當期銷售額的比率，當采購占銷比等于成本率的時候就是零庫存。如果企業的預期毛利率是65%的話，那么采購占銷比在41%左右就意味著庫存是相對比較合理的。

如果企業的采購占銷比，比預期毛利率高很多，就意味著買的東西太多了，不但占壓了庫存，而且占壓了你的資金。如果說采購占銷很低就意味著抵御風險的能力會很差，庫存保有量太低了，但是這種情況很少，因為一般餐館都不會讓自己輕易斷貨。那么更可能發生的情況是會計的賬是錯的，里面肯定有漏記賬的地方。

? 管好庫存的一個重要方法是“把庫管當做出納用”。從庫管這個環節開始，采購入庫要日清日結，先打單再領用、必須憑單據領用。每日要審賬，要保證賬實相符，而且還要保證它是正確的。

? 按期盤點，監盤復審，有監盤人有復審人，這是對盤點的要求。盤點的周期，首先要確定哪些東西是每日一盤的，哪些東西可以半月盤，哪些東西可以月盤，然后盤點人是誰，監盤人是誰。

文案 | 王琦

編輯 | 吳陽陽

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