上了系統還管不好采購和庫存？他說出真相了（上）

7月26日，天財商龍餐飲研究院公開課迎來了供應鏈系列課程的第6講——《餐飲供應鏈采購與庫存管理》，天財商龍CPO張璇作為主講嘉賓在線上與近千名慕名而來的餐飲人分享那些關于采購與庫存管理的深度剖析。

用供應鏈，你需要4項準備工作

數字化的組織架構不能將你所有的部門都反饋進來，因為不是所有的部門跟供應鏈都有關系。這些部門就包括：

這是非常適合餐飲集團的矩陣式的管理方式。

以縱向左側的中央廚房為例，中央廚房內部有四大核心部門，分別是采購、倉儲、生產、配銷。但是，在餐飲集團之內也有采購部，采購總監一般都是在餐飲集團的總公司上班的，而中央廚房之內也有自己的采購部，那么中央廚房之內的采購和集團的采購部實際上就形成了一個矩陣管理關系，那么在其之下的這個采購員究竟應該由誰管理？一般來說應該是歸采購部管部，采購部將自己采購員外派到了中央廚房，然后他的管理權直屬采購部管轄，但是他的日常的工作安排是由中央廚房的采購去做安排的。

在明確部門之間的關系后，我們需要關注員工了。在第4講中，我們曾經介紹過兩個文件——《崗位職責說明書》和《作業流程指導說明書》，其實，這兩份文件合在一起就是企業的“管理體系”，有了這個體系，無論單一崗位上的人員如何流動，企業都可以確保各崗位的工作質量和效率。對于人員流動率極高的餐飲業來說，這樣的管理體系是十分必要的。

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舉例來說，上圖中的橫向為崗位，縱向為工作內容。各個企業可以以此為范本，細化自己公司的崗位，然后沿縱向梳理出作業流程指導，從而形成體系化，在未來就能節省大量的管理成本。

每個崗位都應該明確自己應該干什么，才能在具體的工作中去思考怎么干。因此作為管理者需要為各個崗位盡可能完善的梳理出崗位職責。

供應鏈都是貨物中驅動的，所以規范物料檔案是十分必要的。但很多餐飲企業還未引起足夠的重視，甚至是沒有思路。有很多餐飲企業興沖沖的上了供應鏈的系統，然后反過來問我們，他的物料該怎么分類。如果你連分類都分不好，可想而知，面對上千種物料，你又如何能管好？

從過往的經驗中，我們得出了這樣的結論：物料檔案需要交給財務和IT來維護，財務確保合理性，IT確保準確性。某件物料的命名對不對？編碼對不對？分類對不對？它的描述是否清楚？如果財務認為都可以了，那么IT把它錄進去，以確保錄入的準確性。

此外，一些細節問題也是需要通過崗位職責和作業流程進行規范的，比如編碼和命名。舉個例子，米面糧油的大類下包含大米和玉米兩種，那么他們的編碼就應該分別是01010010和01010020，這樣將來如果再加入小米這個物料，就能夠插入01010015這個編碼，讓物料檔案在相對規整的前提下保證較大的可擴展余地。

有供貨商≠有供貨商管理

一般情況下，供貨商可以分為戰略供貨商、優選供貨商、未定資格供貨商、淘汰供貨商。

?戰略供貨商，對餐企來說是風險較高的一類，因為從他們那里進行的采購額高，自然你替代它的成本也就高。

?優選供貨商比戰略供應商差一點。但采購額是比較客觀合理的，績效也較好。雖然有可以替代供貨商，但是跟他合作風險也是可控的。這一類供貨商應該是整個供應商體系當中占比最大的。

?未定資格供貨商有幾種情況，要么就是新供應商，要么就是從優選或戰略供貨商降級而來的。

?淘汰供貨商，采購金額小易被替代，而淘汰供貨商里面應分為兩類，一類叫做消極淘汰供貨商，就是不與其產生新的生意，但是老的生意還繼續維持。一類叫做積極淘汰供貨商，就是既不產生新生意，還要拿走老生意。

餐飲企業需要注意的就是建立完善的供貨商升降級制度。

評估環節應該包括質量生產、物控和管理。

?質量環節，包括質量的穩定性，性價比，退貨率，投訴率等，這些數據從軟件系統中都能夠得到反饋。

?生產環節，包括供貨商的生產環境、生產資質、生產規模，生產設備的現代化程度等。

?物控，指其在食品安全管控能力方面是否有HACCP、IOS的認證。還要觀察其成本控制力，如果發現它到處都是成本浪費，到處都是內耗，那意味著他的這些成本必然需要由你來承擔，就有可能存在價格虛高的現象。

在管理上，要看其是否有明確的企業文化、管理制度、發展愿景、質量管理體系，這將直接其日后送貨的準確性和及時性。

文案 | 王琦

編輯 | 吳陽陽

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